Fiado a tiendas y clientes: cómo dar crédito sin que te quede mal

Para dar fiado a tiendas sin que te quede mal necesitas tres cosas: un límite de crédito por cliente, un saldo que vean igual la oficina y el repartidor, y una rutina fija de cobro que revise cuántos días tiene cada deuda. En el reparto de agua el fiado no se elimina, se administra: tú decides cuánto prestas, a quién y en qué momento dejas de hacerlo.

Por qué el fiado es inevitable con tiendas y comedores

Las tienditas, las fondas, los comedores de empresa y las oficinas pagan cuando ellos cobran. Le dejas diez garrafones a una tienda el lunes y te paga el sábado, cuando ya los vendió. Si le exiges contado, la purificadora de la otra cuadra sí le fía.

Por eso el crédito es parte del precio de entrar con ciertos clientes, sobre todo con los que compran volumen. El problema no es fiar. El problema es fiar sin registro.

Cuando el saldo vive en la memoria del dueño, en el cuaderno del repartidor y en notas sueltas, cada quien tiene una cifra distinta. Y aparecen las mismas historias de siempre:

• El cliente dice que ya le pagó al otro repartidor.
• Un abono en efectivo nunca llega a la oficina.
• El saldo crece durante meses y nadie lo nota hasta que la tienda cierra o cambia de dueño.

Un saldo por cliente que vean la oficina y el repartidor

La base de todo es un solo número por cliente. Cada venta a crédito lo sube, cada abono lo baja y cualquier ajuste, como una condonación o un error de captura, lleva un motivo escrito. Si ese número cambia sin explicación, el control ya se rompió.

Ese saldo tiene que verlo el repartidor antes de vender, no después. Si llega a la parada sin saber cuánto le deben, no puede cobrar ni decidir si deja más producto. En Repartamos, por ejemplo, el saldo de cada cliente aparece en la parada dentro de la app del repartidor, aun sin señal, y cada abono se aplica primero a las ventas a crédito más antiguas.

Qué debe mostrar el estado de cuenta

Cuando un cliente reclama, la conversación se resuelve con su estado de cuenta, no con la memoria de nadie. Debe incluir:

• Cada venta a crédito con fecha, folio y lo que se entregó.
• Cada abono con fecha, forma de pago y quién lo cobró.
• Los ajustes con su motivo.
• El saldo actual y los garrafones que tiene prestados.

Abonos en la parada y el saldo en el ticket

La mayoría de los fiados se cobran en la misma parada donde se generaron. El repartidor registra el abono en efectivo, por transferencia con su referencia o con tarjeta si trae terminal y hay señal.

Lo importante es que el cliente se quede con un comprobante. Un ticket que dice cuánto abonó y cuál es su nuevo saldo evita casi todas las discusiones de "yo ya te había pagado". Si se lo mandas por WhatsApp, el dueño de la tienda tiene su propio historial en el teléfono.

Los abonos por transferencia que llegan directo a la cuenta del negocio los registra la oficina con la referencia del banco. Así no se cobran dos veces ni se pierden entre el estado de cuenta bancario y el cuaderno.

El efectivo de los abonos entra a la caja del repartidor igual que el de las ventas, y se cuadra el mismo día en la liquidación diaria del repartidor.

Límite de crédito: cuánto fiar y qué pasa cuando se rebasa

Un límite de crédito no es desconfianza, es una regla clara que protege a las dos partes. La forma más sencilla de fijarlo es ver cuánto compra el cliente en una o dos semanas.

Supongamos que una tienda compra 15 garrafones por semana a $30 cada uno. Son $450 a la semana, así que un límite de $900 cubre dos semanas de compra. Si la tienda paga cada sábado, nunca debería acercarse a ese tope.

Algunas reglas que funcionan bien:

1. Todo cliente nuevo empieza con límite en cero, es decir, de contado, durante el primer mes.
2. El límite se sube cuando el cliente demuestra que paga a tiempo, no cuando lo pide.
3. Solo el dueño o la oficina cambian un límite, nunca el repartidor.

¿Y si una venta rebasa el límite? Lo sano es que el repartidor no pueda dejarla a crédito por su cuenta. El cliente paga una parte de contado y el resto entra en el crédito que le queda, o la oficina o el dueño autorizan la excepción y queda registrada. Esto también cuida al repartidor: ya no carga con la decisión ni con la culpa si ese dinero no regresa.

Rutina semanal de cobranza y antigüedad de saldos

El fiado se descontrola cuando nadie lo revisa en un día fijo. Una rutina de media hora por semana suele bastar para un negocio con dos o tres rutas:

1. El lunes, la oficina revisa la antigüedad de saldos y arma la lista de clientes a cobrar esa semana.
2. Antes de salir, cada repartidor sabe qué paradas tienen cobro pendiente y cuánto pedir.
3. Con cada tienda se acuerda un día de pago y el cobro se hace ese día, en la visita.
4. El sábado se comparan dos números de la semana: crédito nuevo contra abonos cobrados.
5. Los clientes que no abonaron pasan a la lista del dueño para una llamada.

Ese cuarto paso es el más ignorado y el más útil. Si el crédito nuevo supera a los abonos semana tras semana, tu cartera está creciendo aunque las ventas se vean bien.

Antigüedad de saldos: 7, 15 y 30 días

No todas las deudas pesan igual. Agrupar los saldos por días desde la venta te dice dónde actuar:

• De 0 a 7 días: operación normal. Es el ciclo de pago semanal de una tienda.
• De 8 a 15 días: recordatorio amable en la parada y abono acordado para la siguiente visita.
• De 16 a 30 días: no se fía más hasta recibir un abono; el dueño o la oficina llaman.
• Más de 30 días: crédito cortado y plan de pago por escrito.

Revisa también cuántos garrafones tiene prestados ese cliente. Un saldo viejo casi siempre viene acompañado de envases que no regresan, y eso es otro dinero en la calle. Lo explicamos en el control de garrafones prestados.

Ejemplo: una ruta con 20 % de ventas a crédito

Supongamos una ruta que vende $6,000 al día, seis días por semana. Son $36,000 a la semana. Si el 20 % se va a crédito, salen $7,200 semanales en fiado nuevo.

En el mejor caso, todos pagan cada semana. Tu saldo por cobrar se mantiene alrededor de $7,200. No es una pérdida, pero es dinero que le prestas a tus clientes de forma permanente y que no tienes para gasolina, insumos o sueldos.

Ahora supongamos que los abonos cubren solo el 90 % del crédito nuevo. Cada semana quedan $720 sin cobrar. En seis meses, unas 26 semanas, son cerca de $18,700 adicionales, y buena parte de ese dinero ya tiene más de 30 días. Con esa antigüedad, una parte probablemente no se va a recuperar.

Nadie lo nota porque cada semana parece normal. Por eso conviene vigilar el saldo total junto con el crédito nuevo y los abonos. En Repartamos, el reporte de cobranza muestra los abonos del día, el crédito nuevo y el saldo total por cobrar, y la oficina ve la antigüedad de saldos por cliente.

Cuándo cortar el crédito y cómo decirlo

Hay señales claras de que un crédito ya no conviene:

• Un saldo con más de 30 días.
• Abonos cada vez más chicos o cada vez más espaciados.
• El cliente solo paga cuando se le advierte que no se le va a surtir.
• La tienda cambió de dueño o de encargado.
• Pide más producto mientras debe garrafones.

Cortar el crédito no significa perder al cliente. Lo habitual es seguir surtiendo de contado mientras se liquida lo anterior. Cómo lo dices importa tanto como la decisión:

• Que lo diga el dueño o la oficina, no el repartidor.
• En privado, nunca frente a los clientes de la tienda.
• Con el estado de cuenta en la mano y cifras exactas.
• Con una salida concreta: un abono fijo por semana.

Por ejemplo: "Don Ramiro, su saldo es de $2,350 desde hace cinco semanas. A partir de hoy le seguimos surtiendo de contado y le propongo abonar $400 cada sábado. En cuanto quede en ceros, volvemos a darle crédito."

Lista rápida

• Límite en cero para clientes nuevos durante el primer mes.
• Límite basado en una o dos semanas de compra, y solo lo cambia el dueño o la oficina.
• Saldo visible para el repartidor antes de vender, aun sin señal.
• Cada abono con ticket y nuevo saldo para el cliente.
• Lunes: antigüedad de saldos. Sábado: crédito nuevo contra abonos.
• De 16 a 30 días, no se fía más; después de 30, corte y plan de pago.
• Las excepciones al límite las autoriza alguien de la oficina y quedan registradas.