Cómo controlar los garrafones prestados a tus clientes sin perder ni uno

Para controlar los garrafones prestados necesitas tres cosas: un saldo de envases por cliente, que cada garrafón que sale o regresa se anote en el momento como préstamo, devolución o cobro de envase perdido, y que el repartidor vea ese saldo en cada parada antes de entregar. Con eso sabes en cualquier momento cuántos garrafones tiene cada cliente y cuántos andan en la calle. Lo demás es una rutina diaria y una regla clara sobre qué pasa cuando un envase no regresa.

Por qué se pierden los garrafones

Casi nunca se pierden de golpe. Se van uno por uno, en situaciones que se repiten en cualquier ruta de reparto:

• El cliente no estaba, el vecino recibió el lleno y el vacío se quedó en otra casa.
• La tienda pide tres llenos y entrega dos vacíos porque "el otro lo trae la próxima".
• El repartidor anota en el cuaderno, pero la nota se moja, se pierde o nadie la pasa en limpio.
• Un cliente deja de comprar y nadie recuerda que tenía cuatro garrafones tuyos.
• Un garrafón llega roto o rayado y el repartidor lo cambia sin registrarlo.
• Un cliente rellena tu garrafón con otra purificadora y ya no te lo regresa.

El problema de fondo no es el repartidor ni el cliente. Es que no existe un número por cliente que todos vean igual. Si la oficina dice "te dejamos cinco" y el cliente dice "nada más tengo tres", sin registro gana quien lo diga con más seguridad.

Cuánto te cuesta no llevar el control

Haz la cuenta con tus propios números. Supongamos, como ejemplo, que un garrafón de 20 litros te cuesta entre $70 y $120 pesos según el proveedor y el material. Si se pierden 40 al mes y cada uno te cuesta $90, son $3,600 al mes y más de $43,000 al año solo en reponer envases.

Y eso sin contar las ventas que no haces porque el lunes en la mañana no tienes suficientes garrafones limpios para llenar, ni el tiempo que pierdes discutiendo con clientes que no recuerdan cuántos tienen.

Depósito o préstamo: elige un modelo y comunícalo

Hay dos formas comunes de manejar los envases retornables. Ninguna es mejor en todos los casos, pero mezclarlas sin una regla es la receta para discutir en cada parada.

Modelo de depósito

El cliente paga una cantidad por el garrafón la primera vez, el depósito, y a partir de ahí solo paga el agua cuando intercambia vacío por lleno. Si un día deja de comprar, puede devolver el envase y recuperar su depósito.

• Ventaja: si el garrafón no regresa, ya tienes cubierta buena parte de su costo.
• Desventaja: a muchos clientes de casa no les gusta pagar el depósito, y a las tiendas todavía menos.

Modelo de préstamo

Le prestas el garrafón sin cobrarle nada extra y llevas la cuenta de cuántos tiene. Es lo más común con tiendas, fondas y clientes de muchos años.

• Ventaja: vender es más fácil y el cliente no siente un cobro adicional.
• Desventaja: si no hay registro, todo el riesgo es tuyo.

En la práctica, muchos negocios prestan a clientes frecuentes y cobran depósito a clientes nuevos o de compra ocasional. Lo importante es que el cliente sepa desde el principio qué pasa si un garrafón no regresa: cuánto se le cobra y en qué momento. Ese monto conviene definirlo por tipo de envase, porque no es lo mismo un garrafón de 20 litros que uno de 10.

El saldo de garrafones por cliente

El corazón del control es un número por cliente: cuántos envases tuyos tiene hoy. Ese saldo se calcula solo, a partir de tres movimientos:

1. Préstamo: sale un garrafón lleno y no regresa uno vacío a cambio. El saldo del cliente sube.
2. Devolución: el cliente entrega un garrafón vacío. El saldo baja.
3. Cobro de envase perdido: el cliente reporta que se le rompió o se le perdió y le cobras el valor acordado. El saldo baja y el cobro se suma a lo que te debe, o lo paga en ese momento.

Cuando el cliente intercambia vacío por lleno, en realidad ocurren dos movimientos que se cancelan: una devolución y un préstamo. Por eso su saldo no cambia. Lo que debes anotar con cuidado son las diferencias: "entregué tres llenos y recibí dos vacíos" es un préstamo neto de uno.

La suma de los saldos de todos tus clientes es tu total de garrafones en la calle. Si ese número crece mes con mes sin que crezcan tus ventas, tienes una fuga.

Una regla más: nunca corrijas un saldo borrando el movimiento anterior. Si hubo un error, registra un movimiento contrario con una nota. Así el historial explica cada cambio cuando el cliente pida una aclaración, y nadie puede decir que el número "apareció" de la nada.

Lo que el repartidor debe revisar en cada parada

El momento de controlar el garrafón es en la puerta del cliente, no en la oficina al día siguiente. Una rutina de pocos segundos por parada basta:

1. Antes de bajar, revisa el saldo de envases del cliente.
2. Entrega los llenos y cuenta los vacíos que recibes, en voz alta y frente al cliente.
3. Revisa el estado de los vacíos: si uno viene roto, de otra marca o muy dañado, dilo ahí mismo y no lo cuentes como devolución.
4. Registra la diferencia en el momento, no al final de la ruta.
5. Si el saldo del cliente ya es alto, pídele los vacíos pendientes o avisa a la oficina.
6. Deja el ticket con el saldo de garrafones actualizado para que el cliente lo vea.

El ticket es más útil de lo que parece. Cuando el cliente ve en cada entrega cuántos garrafones tiene en su poder, la discusión desaparece porque ya vio ese número muchas veces.

En Repartamos el saldo de garrafones se ve en la ficha del cliente y en la app del repartidor, y cada préstamo o devolución se registra junto con la venta aunque no haya señal. Si te interesa cómo funciona eso en la calle, lo explicamos en app para repartidores sin señal.

Cómo recuperar los garrafones que ya están en la calle

Si hasta hoy no llevabas control, no vas a saber con exactitud cuántos garrafones tiene cada cliente. No pasa nada. Empieza con un conteo inicial:

1. Durante una o dos semanas, pide a cada repartidor que cuente en cada parada cuántos garrafones tuyos tiene el cliente y que lo confirme con él.
2. Registra ese número como saldo inicial y avísale al cliente: "a partir de hoy tiene registrados tres garrafones".
3. Para clientes que ya no compran, haz una ronda de recuperación: llamada o mensaje con el número exacto y una visita programada para recoger.
4. Con los clientes que no regresan envases, decide caso por caso: cobrar el envase, pasarlos a depósito o, si es uno solo, darlo por perdido y dejar constancia.
5. Revisa cada mes la lista de clientes con saldo alto y sin compras recientes. Esos son tus garrafones en riesgo.

No intentes recuperar todo en una semana. Lo que sí debes lograr desde el primer día es que no salga ni un garrafón nuevo sin registro.

Marca tus garrafones

Un garrafón con tu marca, etiqueta o sello es más fácil de reclamar y más difícil de rellenar en otro lado. No resuelve el control por sí solo, pero ayuda a que el cliente distinga los tuyos de los de otra purificadora cuando el repartidor pregunta cuántos tiene.

Cómo encaja con la liquidación del día

El control de garrafones no termina en la parada. Al regresar la camioneta, los vacíos que trae el repartidor deben coincidir con las devoluciones registradas en la ruta. Si registró 30 devoluciones y trae 27 vacíos, hay una diferencia que se aclara ese mismo día, cuando todos todavía se acuerdan de qué pasó en cada casa.

Por eso conviene revisar efectivo, producto y garrafones en la misma liquidación. Lo explicamos paso a paso en liquidación diaria del repartidor. Y si los clientes que acumulan garrafones también acumulan fiado, revisa cómo dar fiado a tiendas sin perder dinero: muchas veces son los mismos.

Lista rápida

• Define si prestas, cobras depósito o combinas, y díselo al cliente.
• Fija el valor de cada tipo de envase para cobrar los perdidos.
• Lleva un saldo de garrafones por cliente con tres movimientos: préstamo, devolución y cobro de envase perdido.
• Registra las diferencias en la parada, no al final del día.
• Entrega el saldo de garrafones en el ticket.
• Cuenta los vacíos al regresar la camioneta y compáralos con lo registrado.
• Corrige con movimientos contrarios, nunca borrando.
• Revisa cada mes a los clientes con saldo alto y sin compras recientes.